REBO Vastgoed Groep | Algemeen privacy statement
Doel en structuur van het privacy statement
REBO Vastgoed Groep verwerkt persoonsgegevens. Daarover willen wij u duidelijk en transparant informeren. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
REBO Vastgoed Groep bestaat uit diverse onderdelen. Alle onderdelen van REBO Vastgoed Groep verwerken persoonsgegevens in meer of mindere mate. Waar wij in dit privacy statement spreken over REBO Vastgoed Groep, bedoelen wij alle onderstaande business units:
REBO Vastgoed Management BV mede h.o.d.n. REBO Vastgoed Groep;
REBO Vastgoed Management West BV mede h.o.d.n. REBO Vastgoed Groep;
REBO VVE Management BV mede h.o.d.n. REBO Vastgoed Groep;
REBO Makelaars BV, mede handelend onder de naam (h.o.d.n.) REBO Vastgoed Groep;
REBO Bedrijfsmakelaars BV, mede h.o.d.n. REBO Beleggingsmakelaars en REBO Vastgoed Groep;
REBO Valuation & Research BV, mede h.o.d.n. REBO Taxaties en REBO Vastgoed Groep
De onderdelen 4, 5 en 6 hebben een specifiek privacy statement die geldt bovenop dit algemene privacy statement. Het specifieke privacy statement is volledig gericht op de dienstverlening van onze makelaars en volgt de richtlijnen van de branchevereniging NVM.
Onderdeel 1 heeft ook een specifiek privacy statement die van toepassing is bovenop dit algemene privacy statement. Dit specifieke statement is gericht op de dienstverlening Verhuur van REBO Vastgoed Management. Deze dienstverlening verleent diensten voor kandidaathuurders en huurders.
Is het voor u onduidelijk welk onderdeel van REBO Vastgoed Groep verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met het onderdeel van REBO Vastgoed Groep waar u zaken mee doet. Bijvoorbeeld uw accountmanager bij REBO Vastgoed Management of bij REBO VVE Management.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan (bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van gegevens) noemen we het ‘verwerken’ of ‘gebruiken’ van persoonsgegevens.
Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Veelal hebben wij uw persoonsgegevens van u zelf gekregen voor het kunnen verlenen van onze diensten. Ook verwerken wij informatie die u actief met ons deelt via contactformulieren. Soms verkrijgen wij persoonsgegevens uit andere bronnen. Bijvoorbeeld personen of organisaties waarmee u of wij een overeenkomst hebben gesloten. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
Klanten en hun vertegenwoordigers.
Mensen die interesse tonen in onze dienstverlening.
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarvoor?
Om een relatie met u te kunnen aangaan
Als u van onze dienstverlening gebruik wenst te maken, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Zo moeten wij bijvoorbeeld een onderzoek doen om te beoordelen of u aan de gestelde eisen voldoet die onze opdrachtgevers met ons hebben afgestemd, voor het kunnen huren van een woning of bedrijfspand. Hiervoor kunnen wij ook gegevens ontvangen van derden, zoals van Experian. Ook mogen wij van u in bepaalde situaties een kopie ID opvragen, waarbij u het BSN-nummer en uw pasfoto afschermt. Zonder deze gegevens kunnen wij geen relatie met u aangaan.
Om de relatie met u te onderhouden en overeenkomsten uit te voeren
Als u klant bij ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres om contact met u te onderhouden. Daarnaast worden uw contactgegevens in ons klantsysteem gezet en kunnen we deze gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven als u daar toestemming voor hebt gegeven. Deze toestemming kunt op ieder moment intrekken via de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor ons eigen commerciële gerechtvaardigde belang om onze marketing te verbeteren en onze verkopen te verhogen.
Wij kunnen deze gegevens in bepaalde gevallen ook aan anderen doorgeven. Bijvoorbeeld in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst tot property management. Wij geven bijvoorbeeld uw persoonsgegevens door aan een opdrachtnemer, zoals een schilder, installateur of aannemer bij een reparatieverzoek, of aan een deurwaarder c.q. incassobureau bij een huurachterstand.
Om klantenservice te verlenen
Op onze website kunt u contact met ons opnemen via contactformulieren, een bezichtiging plannen en chatten met onze chatbot. Ook kunt u informatie opvragen via brochures. Als u gebruik maakt van deze diensten, dan verwerken wij in ieder geval uw volledige naam en telefoonnummer. Wij verzamelen verder alleen die gegevens die wij nodig hebben voor het verlenen van een goede service.
Als u de chatbot gebruikt, bent u zelf verantwoordelijk voor de informatie die u deelt. Door de informatie te delen, verstrekt u toestemming voor het gebruik van de informatie door ons voor zover dit noodzakelijk is. Via de chatbot praat u niet met onze medewerkers, maar met een geautomatiseerd computerprogramma.
Om de gebruikerservaring van onze website
Voor het verbeteren van de functionaliteit en gebruikservaring van onze website, verzamelen en gebruiken wij bepaalde gegevens van u. Als u onze website bezoekt slaan wij zogenaamde cookies op. Dit zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen in de browser van uw computer, smartphone of ander toestel. U heeft de mogelijkheid om uw toestemming voor deze cookies te beheren op onze website. Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.
Om wettelijke verplichtingen na te komen
Wet- en regelgeving kan ons ertoe verplichten om (geanalyseerde) gegevens over u aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit of aan een toezichthouder binnen of buiten Nederland door te geven. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten of De Nederlandsche Bank.
Voor archiefdoeleinden
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Soms schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die wij inschakelen bij onze bedrijfsvoering of de uitvoering van onze diensten, denk hierbij aan het inschakelen van een monteur of een schilder. Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.
Als u op onze website een contactformulier invult of een brochure downloadt, dan slaan wij uw volledige naam en telefoonnummer op in Statamic. Statamic is ons contentmanagementsysteem. Op onze website staan ook plug-ins. Dit zijn kleine afbeeldingen die, als u erop klikt, u doorverwijzen naar een specifieke socialemediapagina van ons. U kunt dan op de website van Facebook, LinkedIn, YouTube of X belanden. Deze socialemediabedrijven kunnen vanaf dat moment gegevens van u verzamelen en gebruiken. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de privacyverklaringen van die specifieke bedrijven.
Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Binnen REBO Vastgoed Groep kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Wij hebben de volgende beveiligingsmaatregelen genomen om uw gegevens te beschermen:
Hoe bewaren wij uw persoonsgegevens?
REBO Vastgoed Groep bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Wij houden ons daarbij aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers van cliënten en opdrachtgevers met daarin persoonsgegevens bewaren wij tot 10 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.
Welke rechten kunt u uitoefenen?
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. Als u wilt weten welke persoonsgegevens REBO Vastgoed Groep van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Ook heeft u het recht om het gebruik van persoonsgegevens te beperken of ertegen bezwaar te maken. Als laatste heeft u het recht op dataportabiliteit.
U kunt uw verzoek doen aan REBO Vastgoed Groep. Bij dit verzoek moet u uw klantnummer of de laatste vier cijfers van uw bankrekeningnummer meesturen, zodat wij u kunnen identificeren. In de situatie waarin wij u op basis van deze gegevens niet kunnen identificeren, zullen wij andere manieren van identificeren toepassen. Alleen op deze wijze kunnen wij waarborgen dat alleen u de rechten uitoefent. REBO Vastgoed Groep behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
Heeft u nog vragen of opmerkingen?
Als iets u nog onduidelijk is, dan kunt u uw vraag aan ons stellen via onze website of via de onderstaande contactgegevens. Graag horen we het eerst van u als u het niet eens bent de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Als we er niet uitkomen, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt uw schriftelijke verzoeken per e-mail sturen aan:
REBO Vastgoed Groep Inzageverzoek AVG
T.a.v. de heer P. Elshof of Mevrouw B. Sloot
Postbus 37
6950 AA Dieren
E-mail: privacy@rebogroep.nl
Wijzigingen in ons privacy statement
We kunnen ons privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Wanneer we wijzigingen in dit privacy statement aanbrengen, voegen we daar de nieuwe datum en versienummer aan toe. Wij adviseren u dan ook om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.
Versiedatum: 1 juli 2024
Versienummer: 2